Para organizar o repasse de honorários médicos em uma clínica, é necessário definir regras claras de remuneração, registrar todos os atendimentos, conciliar os valores efetivamente recebidos e criar um calendário de fechamento e pagamento aos profissionais.
O problema é que, conforme a clínica cresce, esse processo pode se tornar complexo.
Um paciente pode pagar uma consulta no Pix, outro no cartão parcelado e outro ser atendido por convênio. Além disso, diferentes médicos podem possuir percentuais de repasse distintos e realizar consultas, exames ou procedimentos com valores diferentes.
Sem um processo financeiro estruturado, aumentam as chances de pagar um honorário duas vezes, esquecer um atendimento, calcular o percentual sobre a base errada ou repassar valores que a clínica ainda nem recebeu.
Neste conteúdo, a Terceirize Finanças explica como estruturar o controle dos honorários médicos e tornar o fechamento financeiro da clínica mais seguro.
O que é o repasse de honorários médicos?
O repasse é o pagamento realizado ao médico conforme as condições estabelecidas entre o profissional e a clínica.
Dependendo do modelo utilizado, o profissional pode receber um valor fixo por atendimento, um percentual da receita ou outra forma de remuneração definida contratualmente.
Imagine uma consulta de R$ 500 em uma clínica que tenha definido repasse de 60% para determinado médico.
Em uma conta simplificada:
● Valor da consulta: R$ 500
● Percentual do médico: 60%
● Repasse: R$ 300
● Parcela da clínica: R$ 200
Na prática, entretanto, a operação pode envolver taxas de cartão, impostos, materiais, descontos e outras condições.
Por isso, simplesmente aplicar um percentual sobre o valor da agenda pode produzir resultados incorretos.
O contrato com o profissional precisa determinar qual é a base utilizada para calcular o repasse.
O repasse deve ser calculado sobre o valor faturado ou recebido?
Essa é uma das decisões mais importantes do processo. Valor faturado e valor recebido não são necessariamente iguais.
Imagine que um médico realize R$ 30 mil em procedimentos de determinado convênio em agosto. A operadora, entretanto, realiza o pagamento apenas posteriormente.
Se a clínica calcular e pagar os honorários imediatamente sobre os R$ 30 mil faturados, estará utilizando seu próprio caixa para antecipar recursos que ainda não recebeu.
Por isso, muitas clínicas estabelecem que o repasse acontece após o efetivo recebimento dos valores, conforme as condições contratuais.
O mesmo cuidado pode ser necessário nas vendas parceladas. Se um procedimento de R$ 6 mil foi dividido em seis parcelas, é preciso definir se o profissional receberá sua parcela integralmente no início ou conforme a clínica receber.
Não existe uma única regra adequada a todos os negócios. O fundamental é estabelecer o critério antecipadamente e aplicá-lo de forma consistente.
Como definir as regras de repasse para cada médico?
As regras não devem existir apenas na memória do administrador ou em conversas de WhatsApp. É recomendável documentar as condições aplicáveis a cada profissional.
O cadastro pode informar:
● Percentual ou valor de repasse;
● Procedimentos abrangidos;
● Base de cálculo;
● Tratamento das taxas de cartão;
● Tratamento de descontos;
● Responsabilidade pelos materiais;
● Regras para convênios;
● Tratamento das glosas;
● Data de fechamento;
● Data de pagamento;
● Documentação necessária para o pagamento.
Imagine que dois médicos recebam 50% dos procedimentos.
Para o primeiro, o contrato determina 50% sobre o valor bruto. Para o segundo, o cálculo ocorre após determinadas deduções previstas.
Apesar de o percentual ser igual, o resultado financeiro pode ser diferente.
Quanto mais claras forem as regras, menor será o espaço para divergências no fechamento.
Como controlar os atendimentos realizados?
O cálculo do repasse começa antes do pagamento. Cada atendimento precisa gerar informações suficientes para identificar:
● Paciente → profissional → procedimento → valor → forma de pagamento → situação financeira.
Uma clínica que controla apenas a agenda pode ter problemas.
O fato de um paciente estar agendado não significa necessariamente que compareceu, realizou o procedimento e efetuou o pagamento.
Por isso, agenda, sistema de atendimento e financeiro precisam estar conciliados.
Ao final de cada período, deve ser possível responder quantos atendimentos cada médico realizou, quais foram cancelados, quais valores foram faturados e quanto efetivamente entrou no caixa.
Essa rastreabilidade permite conferir os honorários antes do pagamento.
Como organizar o repasse de pacientes particulares?
Nos atendimentos particulares, o processo tende a ser mais rápido, mas existem diferentes meios de pagamento.
Pix e dinheiro podem gerar disponibilidade praticamente imediata. Já cartão de crédito pode possuir prazo de recebimento ou antecipação.
Por isso, o financeiro deve registrar separadamente:
● Valor do atendimento;
● Forma de pagamento;
● Valor efetivamente recebido;
● Taxas aplicáveis;
● Data prevista ou efetiva do recebimento;
● Valor utilizado como base para o repasse.
Considere uma consulta de R$ 1.000 paga no cartão.
Se houver R$ 30 em taxas e o contrato estabelecer que o percentual do médico será aplicado após a taxa, a base será R$ 970.
Com repasse de 50%, o honorário seria: R$ 970 × 50% = R$ 485.
Se o acordo determinar cálculo sobre o valor bruto, o resultado seria R$ 500.
São R$ 15 de diferença em uma única operação. Multiplique isso por centenas de atendimentos e o impacto se torna relevante.
Como fazer o repasse dos atendimentos por convênio?
Os convênios exigem controles adicionais porque pode existir uma distância considerável entre atendimento, faturamento e recebimento.
Além disso, podem ocorrer glosas, quando parte do valor faturado não é paga pela operadora.
Imagine que determinado médico tenha realizado procedimentos que totalizaram R$ 20 mil.
A clínica envia o faturamento ao convênio, mas recebe R$ 18 mil após ajustes e glosas.
Se o repasse for calculado sobre o valor faturado sem considerar a regra contratual, poderá existir diferença entre o dinheiro recebido e o valor pago ao profissional.
Por isso, o processo precisa relacionar:
● Atendimento → faturamento → retorno do convênio → glosa → recebimento → repasse.
Também é importante controlar recursos de glosas. Caso a clínica consiga recuperar posteriormente determinado valor, pode surgir um repasse complementar ao profissional, conforme o acordo estabelecido.
Como o BPO financeiro pode organizar os repasses médicos?
Conforme aumenta o número de médicos, unidades, convênios e meios de pagamento, o fechamento financeiro tende a consumir cada vez mais tempo da equipe interna.
O BPO financeiro pode assumir rotinas como conciliação de recebimentos, organização das contas a pagar, conferência das bases de cálculo, elaboração dos demonstrativos e programação dos repasses.
Isso permite criar um processo padronizado, com datas e critérios definidos.
A Terceirize Finanças ajuda clínicas a estruturarem suas rotinas financeiras para que gestores tenham informações confiáveis sobre recebimentos, pagamentos e resultados.
Organizar o repasse de honorários médicos não significa apenas calcular percentuais. É necessário conectar atendimento, faturamento, recebimento, contrato e pagamento.
Quando essas etapas estão integradas, a clínica reduz divergências com os profissionais, protege seu fluxo de caixa e consegue acompanhar com muito mais clareza o resultado financeiro da operação.
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